A gestão do tempo na prática

Quem mexeu no meu tempo?

O objetivo desse artigo é apresentar um exemplo da gestão do tempo na prática.

No artigo anterior mostramos algumas maneiras de como realizar o planejamento e algumas técnicas para gerenciar o tempo. Esse artigo nos mostrou como seria o mundo ideal.

Agora iremos focar no dia a dia, na prática.

Uma rotina ideal seria mais ou menos assim:

  1. Primeiro visualizamos o planejamento da semana (veja o hábito 3).
  2. Depois verificamos a programação do dia e escolhemos as três grandes tarefas nas quais iremos dedicar nosso precioso tempo.
  3. E, por fim, dividimos essas tarefas em mini-tarefas de no máximo 25 minutos com intervalos de 5 minutos entre as cada tarefa.

Pronto agora temos a agenda do dia.

gestão do tempo na prática - agenda

Mas, na verdade….a gestão do tempo na prática

Agora já sei que devo realizar a Tarefa XPTO, de 9h até 9:25h. Sento a mesa, preparo o computador e…. Ops, “qual foi o resultado do jogo de futebol ontem?”.

Pronto, entro no site do UOL, vejo o resultado do jogo, aproveito para ver os números que foram sorteados na mega-sena. “Putz, não acertei nenhum número”, eu comento com o colega da mesa ao lado. Para finalizar vamos ver se tem alguma novidade na seção de Política.

Pronto, agora posso voltar para minha tarefa. Quando olho para o relógio já são 9:30h. Beleza, vamos começar de novo.

“Já que ainda não comecei vou pegar um café.” Me levanto vou até a copa da empresa, encontro o chefe no caminho. Ele me pergunta sobre algum assunto que não estava bem preparado naquele momento. Eu troco algumas informações e prometo enviar um email respondendo ao questionamento dele.

Volto para a minha mesa, vou começar a minha tarefa. 09:44h.Putz! Vou aproveitar e mandar o e-mail logo para o meu chefe. “Mas aonde estava aquele relatório mesmo???” Dou uma procurada no computador. Achei! Vou escrever o email para ele.

Xiiii. Chegou um monte de email. Pode ser importante. Tem um do pessoal RH, deixa eu ver. Ah! É só um lembrete sobre o evento da semana que vem. Deixa eu mandar o email pro chefe logo.

Pronto mandei. Mas tem um e-mail aqui do setor de compras, eles sempre mandam coisas importantes. Pronto respondido.

Toca o telefone, é fornecedor com dúvidas sobre o processo de compras. Aproveitei para verificar quando que a mercadoria vai chegar.

Agora vou voltar para tarefa planejada. Que horas são? 10:35h. “O tempo voa mesmo”. O estagiário chega à minha mesa, para tirar uma dúvida.

Enfim começo a tarefa!

Detectando as interrupções

Em uma análise rápida, na situação acima, nós conseguimos identificar dois tipos de interrupções:

  • Interrupções provocadas por outras pessoas: telefonemas, presença na sua mesa para tirar dúvidas;
  • E, aquelas interrupções que nós mesmos somos os causadores do desvio de nossa tarefa planejada.

Pesquisas indicam que precisamos de mais de 10 minutos para voltar a concentração depois que somos interrompidos. Quanto desperdício de tempo!

Outra pesquisa informa que, em média, nas empresas, a cada 11 minutos somos interrompidos por um telefonema.

Como fazer para resolver esses dois tipos de interrupções?

Abaixo vou destacar algumas técnicas clássicas, outras nem tanto, que nos ajudam a ganhar tempo (ou deixar de perder) durante nosso dia de trabalho.

#1: Desconecte-se

A principal dica apresentada por 11 de cada 10 especialistas em gestão do tempo é: manter-se desconectado.

Isso não é uma tarefa fácil, pois estamos cada vez conectados. Mas “quem disse que a vida é fácil?”.

Então vamos a alguns hábitos que nos ajudam a mantermos focados na tarefa planejada:

  • Deixe o celular no modo silencioso.

Seguindo o planejamento ZTD, você ficará apenas 25 minutos off-line. Durante a pausa entre tarefas você pode verificar se teve alguma ligação importante.

Outra coisa, acredito que as pessoas mais importantes possuem o número do nosso telefone fixo. Minha esposa sabe que se precisar falar comigo de maneira urgente conseguirá fazer ligando para o meu número de telefone fixo.

E, é muito raro ela ter ligar para mim no telefone fixo. Geralmente eu posso retornar a ligação caso ela tenha tentado falar comigo no celular.

  • Não verifique email a todo momento.

Essa já é mais simples. É uma questão de hábito mesmo.

Feche o webmail, feche o outlook ou qualquer que seja sua ferramenta de email.

Determine um horário fixo para verificar o email. Faço isso duas vezes pela manhã e duas vezes pela tarde.

  • Não fique conectado em aplicativos de troca mensagens instantânea.

Cada vez mais as empresas disponibilizam esse tipo de aplicativo para troca de mensagens dentro do ambiente corporativo. São os aplicativos tipo o Messenger (MSN). Atualmente o aplicativo da Microsoft se chama Lync.

Esse tipo de programa pode se tornar o maior consumidor de interrupções e perda de tempo. Ele é muito interessante, pois você pode fazer chamada de voz, de vídeo, e outras funcionalidades. Isso para empresas com pessoas em cidades diferentes é fantástico e economiza tempo de deslocamento. Mas você não precisa (e nem deve!) ficar o tempo todo online.

Entre no aplicativo algumas vezes ao dia, ou quando for caso, agende um horário para conversar alguém.

  • Desconecte o cabo de internet do seu computador.

Essa é radical. Tá com dificuldade em se desconectar? Então tire o cabo de rede do seu computador.

Confesso que já foi mais fácil fazer isso. Hoje estamos utilizando ferramentas cada vez mais online. Ou seja, ferramentas que precisam estar conectadas à internet para funcionar.

Esse artigo está sendo escrito através de uma ferramenta que fica o tempo todo online.

Já utilizei muito esta dica, mas atualmente quase não consigo.

  • Feche as páginas do seu navegador

 

Se não for possível desconectar o seu computador da internet, então feche todas janelas de sites que não tenham relação com aquilo que você esteja fazendo.

Só deixe aberta as janelas que forem essenciais para a tarefa em execução.

  • Você não é tão essencial assim

Talvez você não tenha gostado de ler isso. Mas é a verdade.

A maioria das vezes, quando alguém me procura e não consegue falar comigo porque eu estou desconectado, o que acontece é que quando eu dou retorno a situação já foi resolvida.

Ou seja, a pessoa me procurou porque era a solução mais rápida. Mais rápida para ela. Ou seja, quem te procurou não estava preocupado se iria te interromper ou não.

#2: Unir para ganhar

Quando estamos falando em empresa temos que aproveitar nossos colegas de sala em várias situações. Assim, temos que agregá-los em nossa empreitada para ganho de produtividade. No começo podem achar estranho, mas quando começarem a ganhar tempo vão gostar.

Veja algumas estratégias que você e seus colegas poderão realizar em equipe:

  • Telefonista da rodada

Cada dia da semana uma pessoa da sala fica responsável por atender aos telefonemas.

Se você trabalha apenas em duas pessoas numa sala, um fica responsável por atender ao telefone pela manhã e outro pela tarde.

  • Recepcionista da rodada

Da mesma maneira que os telefonemas. Caso trabalhem em um local que precisem atender à porta, ou se levantar para receber outras pessoas. Façam a divisão de acordo com o dia da semana.

  • Sumida Estratégica

Essa funciona muito bem!

Se tem várias salas em sua empresa você conseguirá aplicar essa técnica. De vez em quando, deixando avisado com os colegas da sua sala, dê uma sumida. Vá para sala de reuniões para terminar aquela tarefa que precisa de mais concentração.

Ou vá para outra sala. Como as pessoas não irão te procurar por lá, você terá alguns minutos de “paz”.

Essas são algumas maneiras você pode utilizar para realizar tarefas mais introspectivas. Durante esses momentos em que não precisará atender ao telefone você se dedica a assuntos que requerem mais isolamento.

Na outra parte do dia você pode se dedicar a realizar tarefas mais repetitivas ou tarefas menores que possam ser interrompidas sem problemas.

Agora, se você precisa trabalhar o dia inteiro sem nenhuma (ou quase) interrupção sugiro que converse com sua chefia para que tenha uma sala somente sua.

Um bom administrador sabe como está gastando seu tempo

Atualmente, eu ainda atendo muitas ligações. Mas é uma situação que pretendo mudar. Estou verificando de que maneira eu posso melhorar isso. As ligações telefônicas são responsáveis por 70% das minhas interrupções.

Contei para um colega sobre esse número e ele perguntou: “Como assim 70%? Você fica controlando isso, Fabiano? Você é louco?”

Sabe o que eu respondi: “Não! Eu sou administrador!”
É lógico que não fico controlando meu tempo o tempo todo. Mas, como um bom gestor da minha vida eu tenho que saber para onde meu tempo está indo.

Para isso eu utilizo uma planilha de controle bem simples. Não faço isso sempre, utilizo essa estratégica quando tenho a sensação de que o meu tempo está “indo pelo ralo”.

Às vezes eu preencho a planilha no computador mesmo. Outras vezes utilizo uma versão  e escrever à mão.

O objetivo é simples: identificar o que tem mais me interrompido ao longo do dia.

Se tiver uma ideia mais simples compartilhe comigo nos comentários. A meta é fazer algo que seja simples e fácil de utilizar.

O que mais ocorre na verdade é seguinte:

  1. Eu percebo que meu dia tem estado meio confuso, com várias interrupções. Então eu decido que irei utilizar o Coletor de Interrupções durante um período de tempo;
  2. No dia estipulado eu faço as anotações e apontamentos;
  3. No final do dia ou no dia posterior faço uma análise crítica das interrupções.

Se quiser pode gerar um gráfico bacana. Mas como o objetivo não é fazer uma apresentação sobre assunto, então não é necessário.

gestão do tempo na prática - semana

Análise e Eliminação dos Sugadores de Tempo

De posse do Coletor de Interrupções preenchido precisamos agir.

Pode ser que o problema seja tão óbvio que basta uma simples mudança para resolver tudo. Infelizmente não costuma ser assim. Então como fazer?

Caso tenha muitas interrupções e de tipos diferentes (pessoal x interpessoal) você deve identificar o tipo de interrupção mais comum. Não o que ocorre mais vezes, mas o que “suga” mais tempo. E depois o bom e velho PDCA.

  1. Planejar. Análise qual é melhor maneira para acabar com esse “sugador”.
    • Delegar algum tipo de tarefa?
    • Melhorar algum processo pessoal?
    • Melhorar algum processo organizacional?
    • Treinar alguém de sua equipe?
  2. Colocar  em prática o plano elaborado.
  3. Depois de um determinado tempo é chegada a hora de analisar os resultados obtidos com a mudança implementada.
  4. Realizar as melhorias e alterações necessárias. Se for o caso, aplicar novamente uma outra rodada de preenchimento do Coletor de Interrupções.

Após aplicar essa técnica algumas vezes você irá incorporá-la a sua rotina. Ou seja, você passa a ficar atento e com um olhar crítico de como seu tempo está sendo gasto.

Quase que automaticamente você percebe a existência de um “sugador” do seu tempo e já cria uma estratégia para eliminá-lo.

Um exemplo prático

Um gerente de compras percebe que está sendo interrompido várias vezes ao dia por sua equipe de trabalho.

Coloca em prática então a Técnica do Coletor de Interrupções. Ao final de dois dias preenchendo a planilha acha que já tem informações suficientes.

Ao analisar os dados percebe que a maior parte das interrupções são de subordinados solicitando a sua aprovação em compras no valor de no máximo R$1.000,00.

Esse valor não é tão grande dado o porte de sua empresa. Com isso, faz um memorando informando que seus funcionários estão com autonomia para realizarem compras de até R$1.000,00.

Nos dias subsequentes percebe um ganho de tempo substancial e, assim, ele pode se dedicar em tarefas mais complexas.

 Você, administrador, ainda está parado no século passado?

Os primórdios da Administração se deu através do Estudo de Tempos e Movimentos do Taylor. Ou seja, se você ainda não faz uma gestão do seu tempo, quer dizer que ainda está preso à época do taylorismo/fordismo.

Não deixe que o acaso faça a gestão da sua agenda.

Então, arregace as mangas e comece! Você vai se impressionar como a gente consegue ser mais produtivo com essa simples técnica.


Um grande abraço

Fabiano Hilário

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