Duas ferramentas de gestão do tempo que administradores de sucesso devem conhecer

Todos os administradores de sucesso utilizam ferramentas ou técnicas para se tornarem mais eficazes e produtivos. Ou seja, administradores de sucesso sabem utilizar o tempo a seu favor.

Eu estava sempre procurando a melhor maneira de ser mais produtivo. Buscando formas de ganhar tempo. No fundo o que eu queria era chegar no final do dia com a sensação de dever cumprido.

Nesse artigo vou te mostrar e ensinar uma técnica, na verdade duas técnicas, que me ajudaram a me tornar  muito mais produtivo.

Zen to Done: 10 hábitos para eficácia

A genialidade está na simplicidade.

Sempre gostei de utilizar a seguinte frase, mas nunca descobri quem é o seu  autor (caso conheçam me mande uma mensagem nos comentários).

Essa frase resume exatamente minha sensação quando conheci o método Zen to Done (ZTD). E isso já faz uns oito anos.

Conheci o método no site Zen Habits (https://zenhabits.net/) do Leo Babauta. Recomendo acompanhá-lo periodicamente.

E, um ano depois, quando conheci a versão traduzida (http://lucasteixeira.com/ztd) resolvi fazer um resumo enquanto estudava com calma.

Os gráficos que aparecem abaixo são exatamente os mesmos que eu fiz há 7 anos.

Zen To Done (ZTD) é um sistema de uma só vez simples e poderoso, e vai te ajudar a desenvolver os hábitos pra manter todas as suas tarefas e projetos organizados, manter seu dia de trabalho simples e estruturado, manter sua mesa e sua caixa de entrada limpas, e manter você fazendo o que precisa fazer, sem distrações.

Vamos dar uma olhada em que consiste o Zen To Done (ZTD).

ZTD é um conjunto de 10 hábitos que vão te ajudar a se organizar, simplificar sua vida, colocar as coisas sob controle e fazer as coisas acontecerem de verdade.

Esses são os hábitos do ZTD: 

Vamos detalhar cada um desses hábitos.

Meu objetivo é ser simples e ir direto ao ponto. Nada de ficar com muitas teorias e explicações. Se tiver dúvida, nos mande uma mensagem nos comentários abaixo.

Hábito 1: Capture

Adquirir o hábito de anotar as coisas imediatamente, em vez de depender do nosso cérebro pra monitorar e lembrar de tudo.

Tenha alguns lugares pra capturar informações e papéis, e não deixe de usá-los. Quais são esses locais:

  • Caixa de Entrada (papel).
  • Conta única (internet),
  • Caderninho (tarefas, ideias, projetos e outros).

Escrever as coisas imediatamente, antes de esquecê-las, e esvaziar seu caderninho assim que chegar em casa ou no trabalho.

Hábito 2: Processe

Processar, nesse caso, significa tomar decisões rápidas em cada item e se livrar delas até que as caixas de entrada estejam vazias ou tudo que você capturou no caderno seja processado.

Processe suas caixas de entrada pelo menos uma vez por dia, mais vezes se for necessário. Mas não cheque constante e obsessivamente.

Processe de cima pra baixo, tomando decisões rápidas e imediatas.

Atenção: processe de cima para baixo. Isso quer dizer: não fique escolhendo tarefas.

Essa é uma dica simples e valiosa. E serve para a hora de Processar e Fazer as tarefas.

  • Remova (essa deve ser a nossa primeira opção, ou seja, sempre que possível tente eliminar. Isso requer uma análise do tipo: “essa tarefa é realmente necessária?”).
  • Delegue (delegar é uma arte).
  • Faça (somente no caso de o prazo para executar a tarefa ser de até dois minutos).
  • Mais tarde (tarefas que serão executadas, mas demoram mais que dois minutos, devem ir para Lisa de Tarefas).
  • Arquive (essa opção serve para algo do tipo informação ou referência. Um pdf, um ebook, um artigo são materiais que podem ser utilizados mais tarde).

Ao chegar no final dessa etapa (processar) as caixas de entrada deverão ficar totalmente vazias. Não deixa nada, absolutamente nada nas caixas de entrada.

Hábito 3: Planeje

Tome o controle da sua vida, em vez de deixar que as necessidades, vontades e prioridades dos outros controlem ela por você.

Modelo de planejamento ZTD consiste em:

  • Planejamento Semanal: Nele você vai definir quais as suas principais prioridades, são as Grandes Rochas. As Grandes Rochas devem incluir pelo menos algumas tarefas que levem suas metas anuais pra frente.
  • Planejamento Diário: defina de uma a três Tarefas Mais Importantes (TMI´s) para o dia. Elas devem estar relacionadas com as Grandes Rochas.

Faça suas Tarefas Mais Importante (TMI) na primeira parte do dia. O objetivo tirá-las do caminho e ter certeza de que serão feita.

Hábito 4: Faça

Esse é o ponto mais importante do ZTD, é o hábito mais crítico. De nada adianta fazer um mega planejamento e não levar adiante. E sabemos que esse é o momento em que nasce a procrastinação.

E nós, administradores de sucesso, não deixamos acontecer.

É a hora da ação!

O ZTD se concentra em fazer as tarefas uma de cada vez, deixando de lado todas as outras. Não seja multitarefa, e não se deixe ser interrompido.

Dicas:

  • Escolha uma tarefa. Comece pelas Tarefas Mais Importantes do dia.
  • Saia do radar: deixe o celular no modo silencioso. Feche todas as páginas da internet. Se possível, deixe a internet do computador desligada.
  • Cronometre os tempos gastos.
  • Interrupções, a regra é evitar ao máximo. Mas, ocorrendo a interrupção anote e volte para tarefa. Esse ponto é importantíssimo para servir de aprendizado. Analise o que está sendo o ponto de interrupção e aprenda com ele. O que pode ser feito para que esse tipo de interrupção não ocorra novamente?
  • Não cheque e-mail e não troque de tarefa. Você deve ter um horário específico para checar seu email.
  • Terminou? Agora relaxe (espreguice) e se dê uma pequena recompensa (de no máximo 10 minutos).

Hábito 5: Sistema confiável e simples

Você só tem que ver as tarefas que você pode fazer nesse momento, em vez de ver uma longa lista de tarefas em que quase nenhuma pode ser feita agora.

No ZTD deve-se manter um sistema simples e confiável:

  1. Configuração e Ferramentas:
    • caixas de entrada;
    • um calendário;
    • listas bem organizadas;
    • um sistema de referência (base de conhecimento).
  2. Utilização:
    • Sistema simples, fácil de usar;
    • tenha o costume de checar suas listas todos os dias.

Hábito 6: Organize

Coloque todas as coisas em locais determinados. Em resumo: “um lugar pra cada coisa, cada coisa em seu lugar”.

Tenha um sistema.Coloque em prática, faça testes e as adaptações necessárias. O que funciona para uma pessoa talvez não possa funcionar para outra.

Nada vai parar em cima da mesa, na cama, ou fora do lugar. Não encontrou o local apropriado? Então crie um novo lugar.

Mas, lembre-se o sistema deve ser simples e fácil de utilizar.

Sempre tenha etiquetas em branco e pastas à mão pra que você possa fazer um arquivo rápido se precisar. E não tenha medo de criar novos arquivos. Nunca tenha um arquivo de Miscelâneas ou Outros.

Livre-se e organize-se imediatamente. Não deixe para organizar “mais tarde”.

Mantenha as superfícies planas limpas.

Hábito 7: Revise

Revisão Semanal — ela te dá a chance de juntar as coisas e se reconcentrar no que é importante.

Revise suas metas.

Meta Anual – a partir das metas de vida, você deve escolher uma meta de longo prazo que quer completar esse ano. Só uma meta, pra você poder se entregar completamente a ela.

Meta de curto prazo aquela que você pode completar na próxima semana ou que te deixe mais próximo da meta de longo prazo.

Revisão Semanal Simplificada:

  • Revise suas metas de longo e de curto prazo (5min)
  • Revise suas anotações – item Capture (5min)
  • Revise seu calendário (5min)
  • Revise suas listas (5min)
  • Defina sua meta de curto prazo da semana, e planeje suas Grandes Rochas (10min)

Lembre-se: se concentre em uma meta de cada vez, aumentando assim suas chances de alcançá-la.

Hábito 8: Simplifique

Simplifique sua lista até o mínimo essencial, e vai conseguir eliminar a necessidade de sistemas de planejamento complexos.

Método:

  • Elimine, elimine.
  • Saiba o que é essencial (2-3 metas).
  • Simplifique seus compromissos: aprender a dizer não e só tenha na sua vida os compromissos que te derem alegria e valor.
  • Simplifique seus fluxos de informação: menos notícias, jornais, TV.
  • Revise semanalmente.
  • Grandes Rochas: não deixe que elas sejam empurradas pro final do dia.
  • O maior valor: a longo prazo, algumas tarefas valem mais a pena, enquanto outras só te mantêm ocupado e não importam tanto.
  • Agrupe tarefas pequenas.

Hábito 9: Rotina

Crie rotinas diárias e semanais pra deixar seu dia e sua semana mais ordenados e calmos.

Sem uma rotina, não temos um bom jeito de dizer “não” às requisições quando elas chegam, e ficamos à inteira disposição de cada pessoa que quiser nosso tempo.

Dicas:

  • Tarefas do trabalho. Faça uma lista de todas as coisas que você quer ou precisa fazer no seu trabalho.
  • Tarefas pessoais. Idem.
  • Processe em grupo.
  • Listas diárias: Planeje sua rotina diária. Não agende cada minuto do seu dia, mas tenha certas horas a cada dia em que você faz essas tarefas diárias.
  • Testando: coloque em prática e faça os ajustes e tente de novo, até encontrar o que funciona pra você.
  • Continuando com elas: Faça um Desafio de 30 Dias, se recompense, se comprometa publicamente com elas, pregue suas rotinas na parede de casa e perto da sua mesa, e não mantenha nenhuma outra meta ou mudança de hábito enquanto faz isso.

Hábito 10: Encontre sua paixão (Realize)

Se você tem um emprego do qual não gosta, ou até odeia, isso vai parecer com um sonho distante.

E se você não se esforçar pra encontrar algo que te desperte paixão, é isso mesmo: uma coisa assim nunca vai ser possível.

Mas ouse sonhar, ouse imaginar as possibilidades, e ouse procurar o que você ama, e não vai mais ser só uma possibilidade; vai ser uma probabilidade.

O segredo é começar a busca, e continuar procurando até encontrar.

Um pouco de tomate para temperar

Recentemente coloquei uma pitada de tomate na receita da gestão do tempo para os administradores de sucesso. 

Tomate? Como assim? Calma, vou explicar. Se você ainda não conhece, existe uma outra técnica chamada Pomodoro.

Pomodoro em italiano quer dizer tomate. Capisce? 😉

Resumidamente, essa técnica diz para dividirmos nossas tarefas em mini-tarefas de 25 minutos cada.

Assim, ficaríamos 25 minutos trabalhando em algo. Depois, temos 5 minutos de descanso. Assim, sucessivamente.

No meu caso essa técnica foi ótima por dois motivos principais:

  • Planejamento. Para chegar na mini-tarefa de 25 minutos normalmente tenho que fazer um detalhamento de uma tarefa ou meta maior.
  • Sensação de dever cumprido. Imagine chegar na hora do almoço e já ter terminado 8 mini-tarefas. Isso é muito motivador.

ZTD e os administradores de sucesso

administradores de sucesso

Como disse anteriormente, esse é um dos gráficos que fiz há mais de sete anos. Eles me ajudaram a ganhar tempo, produzir mais, inclusive fazer um mestrado e depois passar em um concurso público.

Recentemente nós do Top Administrador fizemos um novo diagrama sobre o ZTD. Bem simples, como sua metodologia, para resumir o processo.

Achei interessante, e hoje é ele que fica colada ao lado meu computador para me lembrar do método ao longo do dia.

administradores de sucesso
Basedo em: http://actionpad.eu/zen-to-done/

Contamos com sua colaboração. Mande seu comentário.

  • Gostou do método Zen to Done?
  • Já o conhecia?
  • Você está utilizando algum outro que te deixa mais produtivo?

E, lembre-se:

Se concentre nas grandes tarefas, que te trarão reconhecimento, que gerarão lucros a longo prazo, que te trarão felicidade e satisfação.

01 grande abraço

Fabiano Hilário

 

Créditos

Livro Zen To Done: escrito por Leo Babauta, autor do blog Zen Habits,  uma tradução feita por Lucas Teixeira. Esse livro está sob Licença Alguma (http://pirateia.net/licenca-alguma), de modo que é permitido imprimir e copiar pra quem você quiser. Só repasse o nome do autor! http://lucasteixeira.com/ztd

Imagens: Freepik

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