Todo administrador eficaz utiliza ferramentas ou técnicas que o torna mais produtivo.

E comigo não é diferente. Estou sempre procurando a melhor maneira de ser mais produtivo. Buscando formas de ganhar tempo. No fundo o que eu quero ver é chegar no final do dia com a sensação de dever cumprido.

Eu buscava ser mais produtivo e focar a minha atenção naquilo que achava ser o mais essencial. Mas era tudo de uma maneira empírica. Foi quando eu comecei a ler o livro “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” de Stephen Covey. Essa obra foi considerada por alguns como o livro sobre negócios mais influentes do século XX. Se ainda não leu eu sugiro que coloque como prioridade.

A explicação dada pelo autor sobre o Círculo da Preocupação e o Círculo da Influência era exatamente o que eu estava procurando. E agora vou compartilhar com vocês.

Administrador Eficaz e os tipos de problema

Antes de detalhar cada um dos círculos, é necessário falar sobre o que Covey classificou como os tipos de problemas pelos quais nossos pensamentos ficam focados. São eles:

• Controle Direto: problemas que dependem diretamente do nosso comportamento ou mudança de hábito.
• Controle Indireto: são aqueles problemas que para solucioná-los será preciso o apoio de outras pessoas, que sejam próximas a nós.
• Controle Inexistente: por fim aqueles problemas que não temos como interferir. Esses problemas fogem completamente ao nosso controle.

Beleza, mas como agir de acordo com cada Tipo de Problema detectado? A seguir alguns exemplos:

• Os problemas do tipo Controle Direto, geralmente são resolvidos simplesmente arregaçando as mangas e indo à luta. Mas, também existem aqueles que para resolver é necessário que mudemos nossos hábitos.
• Já para acabar com problemas do tipo Controle Indireto será necessário que a gente utilize estratégias que envolvem as pessoas ao nosso redor. Para isso podemos utilizar métodos para influenciar ou auxiliar aos outros. É mais fácil visualizá-los como um projeto a ser desenvolvido por uma equipe.
• Agora, quanto aos problemas do tipo Controle Inexistente é primordial que tenhamos a sabedoria de que esse tipo de problema não será resolvido por nós.

A partir desse conjunto de informações Covey nos indica que devemos atacar os problemas do tipo Controle Direto o quanto antes.

“É importante admitir e corrigir imediatamente nossos erros, de forma que eles não ganhem força para influenciar os momentos posteriores e possamos retomar o controle.”

Círculo da Preocupação x Círculo da Influência

Agora que temos conhecimento dos tipos básicos de problemas que estamos costumeiramente resolvendo, fica muito fácil entender os conceitos de Círculo da Preocupação e Círculo da Influência.

A gente deve visualizar o Círculo da Influência como o setor no qual estão as ações e problemas que você pode efetivamente influenciar.

Enquanto que no círculo da preocupação estão as ações e problemas que você não tem como controlar ou agir.

Ah! Então no círculo da influência estão os problemas do tipo controle direto. E no círculo da preocupação estão os problemas do tipo controle indireto e controle inexistente. Certo?

Errado. Lembre-se nada na vida é tão simples. Tão estanque. A vida é dinâmica.

Os problemas do tipo Controle Direto, sim estão sempre no seu círculo de influência. E, os problemas do tipo controle inexistente são sempre pertecentes ao círculo da preocupação.

Porém, os problemas do tipo Controle Indireto irão variar. É aqui que está o “pulo do gato”. Dependendo do momento ou do papel que você representa naquele momento você não tem influência sobre o problema e não deve gastar sua energia nisso.

Calma lá.  Ao longo do texto vamos trazendo exemplos que irão clarear a ideia.

Círculo da Preocupação x Círculo da  Influência – Foco Reativo

As pessoas com a postura reativa têm o foco voltado “na fraqueza dos outros, nos problemas do meio ambiente, nas circunstâncias que fogem a seu controle. Este foco resulta em atitudes acusatórias e lamentações, linguagem reativa e postura de eterna vítima”.

São aquelas pessoas do se, se, se…

Se a taxa de juros estivessem mais baixa. Se não tivesse chovido. Se o trânsito estivesse melhor.

Círculo da Preocupação x Círculo da Influência – Foco Proativo

As pessoas com a postura proativa têm o foco voltado na solução dos problemas, nas circunstâncias que ajudarão a gerar resultados positivos.
Resultando em atitudes positivas e otimistas, linguagem proativa e postura assertiva.

Administrador Eficaz na prática: técnica do 7+30

Mas como fazer na prática?

Ao longo do dia perceba os seus pensamentos. Com o que tem se PREocupado?

• Com a derrota do seu time no final de semana passado?
• Com a vitória do Donald Trump?

Você até pode ter os seus momentos de reflexão e PENSAR sobre esses assuntos, mas eles não podem ser motivos de preocupação.
Eles não podem sugar suas energias.

Você não pode passar a maior parte do seu tempo pensando em coisas sobre as quais não tenha influência.

Muitas vezes as preocupações até fazem parte do nosso círculo de influência, mas no MOMENTO errado.

Estamos no trabalho e nos preocupamos com as tarefas de casa.

Aí, como não finalizamos o projeto do trabalho quando chegamos em casa estamos preocupados com as tarefas do trabalho.

Por exemplo, seu filho pede ajuda na tarefa de casa. Mas você não se dedica exclusivamente ao seu auxílio por estar dividido sua atenção se preocupando com o serviço de seu trabalho.

Técnica dos 07 dias + 30 dias

O objetivo desta técnica é fazer com que a gente se mantenha focado no círculo da influência. Aumentando a chance de ser mais assertivo, mais produtivo.

Estamos dando mais atenção a problemas de Controle Direto, Controle Indireto ou Controle Inexistente?

As nossas preocupações fazem parte do Círculo da Preocupação ou do Círculo da Influência?

A maneira de aplicar esta técnica é bem simples. Você irá dividir em três fases.

#Fase 01 – Identificando as preocupações em 07 Dias

Nessa primeira fase você deverá identificar quais são os seus tipos de preocupações mais recorrentes.

Quando você perceber estar envolto em pensamentos preocupantes faça o seguinte:

• Pare!
• Registre as seguintes informações em uma planilha, folha, caderno: data (se quiser também a hora), qual foi a sua preocupação, de qual o tipo é essa preocupação.
• Você pode incrementar com informações que achar relevante, como, por exemplo, o seu grau de estresse no momento da preocupação. Utilize seu DNA de administrador para fazer uma planilha bem caprichada.

Você pode utilizar um pouco mais ou menos de sete dias durante esse fase.Não faça julgamentos ou críticas durante essa fase, simplesmente registre.

#Fase 02 – Análise dos dados

Após o registro vamos, agora sim, interpretar aquilo que foi registrado.

• Sente-se em um ambiente tranquilo. De preferência durante um período  que não será interrompido.
• Analise os dados com calma. Faça uma análise com os olhos de uma terceira pessoa. Seja o mais imparcial possível.
• Se precisar faça um gráfico, um indicador. Mas, pela minha experiência não será preciso. O simples fato de começar a ler seu formulário já ficará claro com quem tem se preocupado e com que deveria realmente estar gastando seu tempo.
• Ao final do exercício perceba quais são aqueles problemas do tipo Controle Inexistente ou Controle Indireto que lhe tem mais roubado sua atenção.
• Crie mecanismo de mudança de foco, tipo:
  • Toda vez que começar a pensar no jogo de futebol do final de semana passado, voltarei a atenção para minha lista de tarefas do dia.
  • Ou, sempre que me ver preocupado com eleição do presidente dos Estados Unidos, irei colocar uma música motivacional que levanta meu astral e traz de volta o foco na tarefa prioritária daquele momento.
  • Caso seja um problema do tipo Controle Indireto você pode criar o hábito de incluir uma pendência em sua Lista de Tarefas ou na sua agenda. O importante é parar de se preocupar com esse problema agora e continuar focado no essencial. Por exemplo, em determinando momento veio aquele pensamento “aquele vazamento no banheiro da minha casa pode estragar muita coisa”. Imediatamente você deve criar uma atividade na sua agenda “Ligar para o meu vizinho e conversar sobre o vazamento”. Você não deve ficar remoendo aquele problema. Deixe isso para o momento certo.

#Fase 03 – Trabalhando com o Círculo de Influência em 30 dias

Primeiro identificamos os problemas mais corriqueiros que roubam suas energias. Depois planejamos algumas estratégias para voltar o foco para a tarefa prioritária.

O desafio agora é passar os próximos 30 dias focado em problemas que fazem parte do seu Círculo de Influência.

“Assuma pequenos compromissos e seja fiel a eles. Seja um guia, não um juiz. Seja um modelo, não um crítico. Seja parte da solução, não parte do problema.”

Esse é o momento em que a gente para de carregar o mundo nas costas e também para de ficar gastando tempo, energia, pensamentos em problemas que não estão ao nosso alcance.

Eu já perdi a conta de quantas vezes utilizei esta técnica. E é impressionante a sua eficácia.

Caso ainda não tenho lido, veja nossa dica de duas ferramentas de gestão do tempo que todo administrador eficaz deve conhecer.

Administrador Eficaz e o mundo

O objetivo dessa técnica não é fazer a gente ficar apenas pensando olhando para nosso próprio umbigo.

Até porque se fosse assim não teríamos nossos gênios, como Albert Einstein, pensando em teorias ou realizando obras para toda a humanidade.

A ideia é que tenhamos o momento para cada coisa. Ou seja, se tenho tarefas a realizar que estão relacionadas com o meu dia a dia, então devo manter o foco nelas e não me (pre)ocupar com problemas que me fogem ao controle.

Mas, você pode se planejar e colocar atividades em sua agenda que sejam mais amplas (por exemplo estudar filosofia, pensar sobre teorias metafísica, encontrar uma maneira de acabar com a fome do mundo)

Pode também encontrar um tempo para escrever um texto sobre o momento da política brasileira (escrevo isso no momento de enorme crise política no Brasil, e não quero que fiquemos alienados de tudo isso, muito pelo contrário temos que participar).

Acontece que é sempre importante salientar que temos o momento certo para cada tarefa. E, devemos lembrar de inclui essas tarefas em nosso planejamento semanal de atividades.

Caso contrário corremos o risco de ou só pensar em ‘nosso umbigo’ ou ficarmos estagnado mantendo o foco apenas em problemas referentes ao Círculo da Preocupação.

Opa, agora preciso parar de escrever pois está na hora de passar para minha próxima tarefa da minha agenda: escrever um artigo científico que irá revolucionar a física quântica. 🙂

Brincadeiras à parte, um grande abraço

Fabiano Hilário

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