Assinar documentos: O que os administradores precisam saber

Como você assina documentos? Provavelmente, assim como eu, você comete erros, mas, alguns são imperdoáveis.

Neste texto falaremos de erros que você não pode cometer ao assinar qualquer tipo de documento.

Fique comigo e leia até o final para ver o que o código de ética dos profissionais da administração fala sobre isso.

O inciso III do Art. 3º do Código de Ética dos Administradores

O inciso III do artigo 3º do código de ética estabelece que é infração administrativa a seguinte conduta:

III. assinar documentos elaborados por terceiros sem a sua orientação ou supervisão;

Todo profissional deve zelar por atos praticados no exercício de sua função.

Essa afirmação é ampla e responsabiliza o administrador por cada ordem dada aos seus subordinados.

Desta forma, cada etapa de projetos, planejamento ou documento assinado por um administrador merece todo cuidado e atenção.

Portanto, acompanhe comigo agora 5 coisas que você deve saber ao assinar documentos.

#1 – Não se deve assinar documentos elaborados por terceiros sem a sua orientação ou supervisão

O inciso III do art. 3º do nosso Código de Ética destaca a responsabilidade do administrador de acompanhar de perto as ações de seus supervisionados.

Cabe ao profissional acompanhar a conclusão ou resultados dos trabalhos de seus subordinados para, então, assinar relatórios e demais documentos gerados por sua equipe.

Não há proibição no Código de Ética dos Administradores para a delegação de tarefa de elaboração de documentos.

Entretanto, não pode o administrador assinar documentos que não tenham sido produzidos por ele próprio.

Ou, no caso de trabalho desempenhado por terceiros, que a execução não esteja sob sua supervisão.

# 2 – Jamais assinar documentos sem ler

O inciso III do artigo 3º do código de ética dos administradores vai além da afirmação popular de que ninguém deve assinar nada sem ler.

Ou seja, o administrador não deve apenas ler o documento para poder assiná-lo, ele deverá assinar apenas documentos sobre os quais realmente tenha algum nível de responsabilidade ou autoridade.

# 3 – Conheça todos os detalhes do trabalho ou serviço em questão

Caso queira respaldar-se ainda mais, deverá conhecer os detalhes do trabalho ou serviço prestado descrito no documento em questão.

Deste modo, o administrador não se comprometerá com informações indevidas, falsas ou, no pior dos casos, até mesmo ilegais.

Se você não conhece nem domina o trabalho que está sendo desenvolvido, vai ficar numa posição de risco ao assinar um determinado documento.

Isso é mais comum do que se pensa.

Por exemplo, vamos imaginar que um profissional da administração assuma uma gerência que ele não tenha domínio ou conhecimento das rotinas.

Se um subordinado chega com um documento para ser assinado com urgência, o novo gerente, que não entende do assunto, terá de acreditar no que o membro de sua equipe informar sobre a questão.

Isso é perigoso e pode lhe trazer problemas.

Portanto, é uma questão ética importante não assumir responsabilidade sem a devida capacitação e ou competência.

Em outras palavras, o administrador que se responsabiliza por um trabalho para o qual não tem habilidades técnicas e conhecimento comete uma conduta anti ética.

# 4 – Guarde uma cópia física ou backup do arquivo a ser assinado

Uma outra dica que não está descrita no inciso acima, mas, que pode proteger o administrador é: guarde uma cópia física ou backup do arquivo ou e-mail que originou o documento a ser assinado, mesmo após a leitura minuciosa do documento.

Desta forma, você pode se proteger caso outro profissional venha a agir de má-fé e adulterar o documento ou negar o conhecimento ou envio de determinado arquivo/e-mail ou documento.

Da mesma forma, caso seja você o responsável pelo envio do documento a outro profissional, arquive sempre o e-mail enviado.

# 5 – Assinar documentos de forma digital

Alguns Conselhos de Administração emitem a carteira profissional com um chip, ele possui a condição de habilitar uma assinatura digital.

Você vai precisar comprar um certificado digital e também um leitor de cartão para assinar seus documentos.

Um certificado digital pode ser adquirido a partir de R$ 75,00.

E pode ser utilizado para assinar documentos, PDFs, e também e-mails de forma segura e muita prática.

O que aprendemos?

#1 – nunca assine documentos elaborados por terceiros sem a sua orientação ou supervisão

# 2 – Jamais assine algo sem ler

# 3 – Conheça todos os detalhes do trabalho ou serviço em questão

# 4 – Guarde uma cópia física ou backup do arquivo a ser assinado

# 5 – Assine documentos de forma digital

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Um forte abraço.

Leia também nosso artigo: Tudo o que você precisa saber sobre o Código de Ética dos Administradores.